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Elektronische Rechnungen gewinnen immer mehr an Bedeutung. Ab dem 1.1.2025 gibt es eine Verpflichtung zum Empfang von E-Rechnungen geben. Ab dem 1.1.2027 bzw. ab dem 1.1.2028 besteht eine Verpflichtung zum Ausstellen von E-Rechnungen zwischen Unternehmen.
1. Hintergrund
Ab dem 1.1.2025 gelten besondere Regelungen für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmern: Der Gesetzgeber hat mit dem sogen. Wachstumschancengesetz die verpflichtende elektronische Rechnung (E-Rechnung) zwischen inländischen Unternehmen schrittweise eingeführt. Die E-Rechnung ist ein strukturiertes Format, das den Vorgaben der EU-Richtline EN 16931 entspricht. In Deutschland sind das insbesondere die Rechnungsformate „XRechnung“ und „ZUGFeRD“. Andere Rechnungsformate, wie z. B. pdf-Dokumente und Papierrechnungen, sind sogen. sonstige Rechnungen, die nur noch an Privatpersonen gestellt werden dürfen. An unternehmerische Kunden im Inland dürfen sonstige Rechnungen nur noch innerhalb der Übergangsfristen (s. Zeitplan) ausgestellt werden.
Hinweis: Die E-Rechnung wird seit einigen Jahren auch für Umsätze an öffentliche Auftraggeber verwendet.
2. Zeitplan
| Ab 1.1.2025 | Verpflichtung zum Empfang von E-Rechnungen (alle Unternehmen) |
| Ab 1.1.2027 | Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen für Unternehmen mit einem Vorjahresgesamtumsatz von über 800.000 Euro |
| Ab 1.1.2028 | Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen für alle Unternehmen mit Ausnahme von Kleinunternehmern (§ 19 UStG) |
3. Ausnahmen
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise dürfen immer als sonstige Rechnungen ausgestellt werden.
- EDI-Rechnungen können noch bis zum 31.12.2027 unverändert weiter genutzt werden.
4. Darauf müssen sich die Betriebe vorbereiten
Schritt 1: Empfangsverpflichtung
In einem ersten Schritt sind alle Unternehmen ab dem 1.1.2025 zum Empfang von E-Rechnungen verpflichtet.
Technische Mindestvoraussetzungen:
- E-Mail-Postfach
- Software zum Auslesen von Rechnungsdatensätzen (z. B. Quba-Viewer)
- elektronisches Archivsystem zur revisionssicheren Archivierung von E-Rechnungen
Schritt 2: Ausstellungsverpflichtung
Ab dem 1.1.2027 müssen alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro E-Rechnungen an inländische unternehmerische Kunden ausstellen. Ab dem 1.1.2028 sind auch alle anderen Unternehmen mit einem geringeren Jahresumsatz dazu verpflichtet (Ausnahme: Kleinunternehmer nach § 19 UStG).
Technische Mindestvoraussetzungen:
- technische Mindestvoraussetzungen aus Schritt 1 (s. o.)
- Software zur Erstellung von XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen (ab Version 2.1)
Wenn Sie Fragen zur Einführung der E-Rechnung in Ihrem Betrieb haben, können Sie sich z. B. an Ihren Steuerberater, Ihren IT-Dienstleister oder an die Betriebsberatungsstelle Ihrer Handwerkskammer und an die Fachverbände wenden. Die Handwerksorganisationen bieten auch Online-Seminare zum Thema E-Rechnung an.
Umsatzsteuerrechtliche und praktische Fragen zur Verwendung der E-Rechnung beantwortet das Bundesfinanzministerium in seinem Erlass (BMF-Schreiben) vom 15.10.2024 (siehe Download auf dieser Seite).
Das Bundesfinanzministerium hat außerdem am 19.11.2024 eine FAQ-Liste zum Thema E-Rechnung veröffentlicht.
5. Inhalt und Ausstellungsfrist einer E-Rechnung
Wie jede andere Rechnung muss auch eine E-Rechnung alle Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 und § 14a UStG enthalten. Die Pflichtangaben müssen in strukturierter Form in der E-Rechnung vorliegen. Die unstrukturierte Angabe in einem Textfeld oder in einem Anhang reicht nicht aus. E-Rechnungen müssen innerhalb von sechs Monaten nach Erbringung der Leistung (Fertigstellung) ausgestellt werden. Eine elektronische Signatur ist nicht erforderlich. Wir verweisen auf den Flyer zur Rechnungsstellung (als Download auf diesen Seiten).
Quelle: ZDH