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Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat mit Schreiben vom 14. Juli 2025 eine geänderte Fassung der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ veröffentlicht.
Änderungsbedarf hat sich an einzelnen Stellen u. a. aufgrund der Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern seit dem 1. Januar 2025 ergeben. Dies gilt insbesondere für die Anforderungen an die Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen. Ergänzend enthält das Schreiben u. a. Ausführungen zur Aufbewahrung von
• konvertierten eingehenden elektronischen Handels- oder Geschäftsbriefen und Buchungsbelegen und
• Zahlungsbelegen bei Nutzung von Zahlungsabwicklungsdiensten.
Ferner wurden die Anforderungen an den mittelbaren Datenzugriff (Z 2) neu gefasst. „Die Finanzbehörde kann vom Steuerpflichtigen verlangen, dass er an ihrer Stelle die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten nach ihren Vorgaben maschinell auswertet oder von einem beauftragten Dritten maschinell auswerten lässt und der Finanzbehörde die Datenauswertung im maschinell auswertbaren Format zur Verfügung stellt oder anschließend einen Nur-Lesezugriff ermöglicht. Es kann nur eine maschinelle Auswertung unter Verwendung der im DV-System des Steuerpflichtigen oder des beauftragten Dritten vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten verlangt werden.“ Bisher musste der Steuerpflichtige nur einen „Lesezugriff“ ermöglichen.
Die aktualisierte Fassung der GoBD ist mit sofortiger Wirkung vom 14. Juli 2025 anzuwenden.
Die Änderungen der GoBD verdeutlichen abermals die Wichtigkeit der Sicherstellung einer maschinellen Auswertbarkeit der strukturierten Daten sowie der Einhaltung der Anforderungen an die Gewährung des Datenzugriffs durch die Finanzverwaltung. Soweit noch nicht geschehen, empfiehlt es sich, gemeinsam mit dem Steuerberater zu prüfen, ob Anpassungen bei der Aufbewahrung von Daten und den Rechnungsprozessen vorgenommen werden müssen. Ferner muss eine vorhandene Verfahrensdokumentation aktualisiert werden.
Quelle: ZDH im Juli 2025