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Der Deutsche Fachverband für Kassen-und Abrechnungssystemtechnik e.V. (DFKA) hat eine Muster-Verfahrensdokumentation zur ordnungsmäßigen Kassenführung aus Sicht des kassenführenden Unternehmers veröffentlicht.
Bei sog. bargeldintensiven Betrieben ist eine ordnungsmäßige Kassenführung von besonderer Wichtigkeit und wird von der Finanzverwaltung schwerpunktmäßig überprüft.Eine Verfahrensdokumentation ist die Basis für die Beweiskraft einer konventionellen oder IT-gestützten Kassenführung sowie der damit verbundenen sonstigen handels-und/oder steuerrechtliche Aufzeichnungs-undAufbewahrungspflichten. Darüber hinaus ist die Verfahrensdokumentation der Kassensysteme wesentliche Voraussetzung für die progressive und retrograde Prüfbarkeit (§145 Abs.1 S.1 AO) im Rahmen von steuerlichen Betriebsprüfungen. Die Unternehmer/Unternehmen sind dazu verpflichtet, detailliert zu beschreiben, wie Prozessdaten (hier: Kassendaten), Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden, ohne dass die digitalen Grundaufzeichnungen einer Veränderung (Grundsatz der Unverän-derbarkeit §146 Abs.4 AO) unterliegen.
Im Rahmen der Facharbeit beim DFKA ist eine Muster-Verfahrensdokumentation zur ordnungsmäßigen Kassenführung aus Sicht des kassenführenden Unternehmers er-stellt worden. Das Muster zur Dokumentation der ordnungsmäßigen Kassenführung dient dem kassenführenden Unternehmer dazu, seinen individuellen Prozess der Kassenführung auf Basis zahlreicher Hinweise für die organisatorische Ausgestaltung und mit passenden Formulierungsvorschlägen einzurichten und zu dokumentieren. Dieses Muster steht ab sofort kostenfrei zum Download bereit.
Quelle: ZDH im April 2019